Office Feel Good Manager(m/w/d)

Permanent employee, Full or part-time · nextvital GmbH

Ihre Aufgaben

Zur Verstärkung unseres People & Culture Teams suchen wir ab sofort einen Office Feel Good Manager (m/w/d) 

Du hast bereits Erfahrungen im Bereich Mitarbeiterbetreuung, Personalentwicklung, Eventmanagement oder interner Kommunikation? Du hast Erfahrung in der Büroorganisation, Verwaltung, Eventmanagement und PersonalführungDann bist du hier richtig. 
 
Vorab: Vielleicht kannst du nicht an alle folgenden Punkte einen Haken machen. Das ist okay – es ist keine Checkliste. Wir freuen uns auf deine Bewerbung! 



Deine Aufgaben & Verantwortungsbereiche 

  • Büroorganisation und Verwaltung:
    • Sicherstellung des reibungslosen Ablaufs des Bürobetriebs.
    • Verwaltung von Büroausstattung und -bedarf (Bestellungen, Lagerung, Inventar).
    • Organisation und Koordination von Büroreparaturen und -wartungen.
  • Administrative Unterstützung: 
    • Unterstützung der Geschäftsführung und Abteilungen bei administrativen Aufgaben wie der Erstellung von Berichten, Präsentationen und der Pflege von Datenbanken.
    • Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Kommunikation, wie E-Mails, Briefe und Telefonanrufe.
  • Personaladministration:
    • Unterstützung im HR-Bereich, z.B. bei der Bearbeitung von Urlaubsanträgen und Abwesenheitsmanagement.
    • Einarbeitung neuer Mitarbeiter in bürointerne Prozesse und Richtlinien.
  • Organisation von Teamevents:
    • Planung und Durchführung von Events, die das Gemeinschaftsgefühl stärken, wie Teambuilding-
      Workshops, Freizeitaktivitäten und Betriebsausflüge.
    • Entwicklung von kreativen Ansätzen, um den Arbeitsalltag abwechslungsreich und unterhaltsam zu gestalten (z.B. Themenwochen, sportliche Herausforderungen).
  • Arbeitsumfeld verbessern:
    • Gestaltung von gemütlichen und inspirierenden Arbeitsbereichen, wie z.B. Ruhe- und Entspannungszonen, Pflanzen und ansprechende Arbeitsplätze.
    • Sicherstellen, dass das Büro ergonomisch und komfortabel ausgestattet ist.
  • Compliance und Arbeitssicherheit:
    • Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, insbesondere in Bezug auf Arbeitsschutz und Datenschutz.
    • Organisation von Sicherheitsmaßnahmen (Brandschutz, Erste Hilfe).
Ihr Profil

Dein Profil & Skillset 

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Bürokaufmann/-frau) oder ein Studium in Bereichen wie Betriebswirtschaft, Verwaltung oder verwandten Gebieten.
  • Fundierte Kenntnisse in der Büroorganisation, einschließlich der Verwaltung von Bürobedarf, Postbearbeitung und Dokumentenmanagement.
  • Verwaltung von Budgets und Überwachung der Büroausgaben.
  • Unterstützung des Managements bei administrativen Aufgaben wie der Erstellung von Berichten, Präsentationen und der Organisation von Geschäftsreisen.
  • Fähigkeit, Probleme schnell und effizient zu lösen, sei es im Zusammenhang mit Bürogeräten, Lieferungen oder organisatorischen Herausforderungen.
  • Konfliktmanagement, sowohl in Bezug auf interne Mitarbeiterfragen als auch externe Partner oder Lieferanten.
  • Fähigkeit, die Bedürfnisse und Anliegen der Mitarbeiter zu erkennen und darauf einzugehen.
  • Erstellung und Überwachung des Bürobudgets, Verhandlungen mit Lieferanten und Dienstleistern, um Kosteneffizienz zu gewährleisten.
  • Grundlegendes Verständnis von Arbeits- und Datenschutzgesetzen sowie deren Anwendung im Büroalltag.
  • Diskretion und Vertrauenswürdigkeit, insbesondere beim Umgang mit sensiblen Informationen.  
  • Hohes Maß an Empathie, Sorgfalt und Selbstorganisation sowie Kunden- und Serviceorientierung
  • Strukturiertes, selbstständiges und verantwortungsbewusstes Arbeiten
  • Sehr gute Deutschkenntnisse, Englischkenntnisse sind von Vorteil
  • Offenes, tolerantes Welt- und Menschenbild
  • Motivation, Flexibilität und Loyalität

Warum wir?

Was wir bieten 

  • Dynamisches Arbeitsumfeld: Bei uns erwartet dich ein junges, wachsendes Unternehmen, in dem du wirklich etwas bewegen kannst.
  • Gestaltungsspielraum: Wir schätzen deine Ideen und geben dir die Freiheit, kreativ zu sein und eigene Projekte voranzutreiben.
  • Flexibilität: Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, teilweise remote zu arbeiten.
  • Teamspirit: Ein motiviertes, freundliches Team, das zusammenhält und indem Zusammenarbeit großgeschrieben wird.
  • Gesundheit im Fokus: Profitiere von Mitarbeiterrabatten auf unsere hochwertigen Nahrungsergänzungsmittel, unser Weiterbildungsangebot und einem Gesundheitsbudget für sportliche Aktivitäten oder Wellness.
  • Moderne Arbeitsumgebung: Ein schönes Büro mit moderner Ausstattung, das Wohlfühlatmosphäre bietet.
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